Khi nói đến hệ thống email tiên tiến của Microsoft, hiện tại gói sản phẩm rẻ nhất và phổ thông nhất có tên là “Microsoft 365 Business Basic”, khá linh hoạt, giá cả phù hợp và có nhiều tính năng hữu ích cho làm việc từ xa và theo nhóm.
Đặc điểm chung:
Toàn bộ hệ thống email là do Microsoft xây dựng và quản lý. Khách hàng không phải lo đầu tư phần cứng, phần mềm cũng như cán bộ IT có trình độ cao để quản lý.
Đầu tư ban đầu thấp, thanh toán phí theo chu kỳ 1 năm.
Mua theo số lượng người dùng (user).
Thêm bớt hộp thư (mailbox) cho user đơn giản và linh hoạt. Khi có thêm user, mua thêm license Microsoft 365 Business Basic, khi bớt user, giảm số lượng user cần mua trong chu kỳ thanh toán tiếp theo. Sau khi một user nghỉ, tuyển user mới vào thì có thể tái sử dụng mailbox của user cũ.
Tính năng email:
Chống email virus và chống email spam rất tốt, thông qua trí tuệ nhân tạo của Microsoft.
Mailbox của mỗi user có dung lượng 50 GB, không lo bị đầy. Truy nhập email thuận tiện trên máy PC, bằng ứng dụng Microsoft Outlook (của bộ Microsoft Office) hoặc bằng trình duyệt web (ví dụ Google Chrome) và smartphone. Truy nhập từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào (ngồi trong văn phòng, tại nhà, hoặc tại quán café…).
Nên sử dụng Microsoft Outlook (là một ứng dụng có sẵn của bộ Microsoft Office) để kết nối vào email, vì ứng dụng này có tốc độ kết nối nhanh nhất, làm việc hiệu quả nhất. Truy nhập vào email bằng giao diện web chỉ nên dùng khi không tiện sử dụng Microsoft Outlook, vì tốc độ chậm hơn, và không tiện dụng bằng.
Khi cần nâng cao bảo mật, ngoài password, có thể cấu hình thêm xác thực qua tin nhắn SMS OTP, hoặc ứng dụng Authenticator trên smartphone.
Tính năng Microsoft Teams:
Microsoft Teams cho phép họp trực tuyến (online meeting) hoặc tổ chức đào tạo trực tuyến (online training) cực kỳ thuận tiện (tương tự như Zoom nhưng Microsoft Teams thì phù hợp hơn với môi trường doanh nghiệp). Họp và đào tạo giữa các nhân viên nội bộ cũng như mời khách bên ngoài tham gia. Mọi user đều có thể lên lịch họp và đào tạo trực tuyến dễ dàng. Cũng với Microsoft Teams này, khi cần thì user có thể chia sẻ màn hình để cán bộ IT hỗ trợ xử lý sự cố từ xa (gần giống như Team Viewer / UltraViewer).
Tính năng OneDrive và SharePoint:
Microsoft OneDrive có dung lượng 1 TB (= 1024 GB), cho từng user. Cho phép đồng bộ toàn bộ dữ liệu của user lên OneDrive, không lo bị mất dữ liệu khi hỏng máy tính. Dễ dàng chia sẻ dữ liệu trong OneDrive với user khác (trong doanh nghiệp cũng như khách bên ngoài). Truy nhập qua trình duyệt web hoặc trực tiếp bằng File Explorer trên máy tính, từ bất kỳ đâu. Để so sánh, tính năng Google Drive miễn phí hiện tại chỉ cung cấp 15 GB dung lượng, hoặc gói có phí Google Workplace (G Suite) bản rẻ nhất chỉ cung cấp 30 GB chung với email.
Tính năng Microsoft SharePoint dùng để chia sẻ dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp. Nếu như dịch vụ OneDrive là không gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của từng user, thì dịch vụ SharePoint là không gian lưu trữ dữ liệu chuyển để chia sẻ nội bộ doanh nghiệp cho nhiều user. Dịch vụ này có kèm theo phân quyền truy nhập dễ dàng, hoàn toàn có thể thay thế cho File Server, tiết kiệm tiền đầu tư mua File server.
Việc truy nhập vào OneDrive và SharePoint có thể qua trình duyệt web, hoặc trực tiếp bằng File Explorer trên máy tính, từ bất kỳ đâu (không cần dùng tới dịch vụ VPN)
Tính năng Power Automate / Power Apps:
Cho phép xây dựng và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ nội bộ. Một ví dụ điển hình là quy trình xét duyệt mua sắm, quy trình xét duyệt nghỉ phép, quy trình xét duyệt thanh toán chi phí sau khi đi công tác, v.v… Cho phép xét duyệt nhiều cấp, bảo mật thông tin (ví dụ form xin xét duyệt không thể sửa được sau khi đã gửi cấp trên…), tự động gửi form xét duyệt tới đúng cấp trên tương ứng của nhân viên… (Mặc dù tính năng này có sẵn trong gói sản phẩm, nhưng việc xây dựng và triển khai thì sẽ là có phí vì khá là phức tạp)
Giá bán tham khảo:
Giá bán đang khuyến mãi (giảm 50%) tại thị trường Vietnam là 36 USD / 1 user / 1 năm (tức là 3 USD / 1 user / 1 tháng) cho tới (https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic?activetab=pivot%3aoverviewtab)
Google Workplace (G Suite) bản rẻ nhất chỉ có dung lượng 30 GB (là chung cho cả email và Google Drive, nên chóng đầy), tức là dung lượng lưu trữ kém hơn. Microsoft 365 Business Basic: riêng email là 50 GB, còn OneDrive là 1 TB, cho từng user (tức là 1024 GB, đủ để lưu mọi thứ trên máy tính của từng user)
Chuyển đổi dữ liệu email cũ:
Một tình huống hay gặp khi triển khai hệ thống đó là chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống email cũ sang hệ thống Microsoft 365 email mới. Việc này khá là phức tạp khi chuyển đổi từ bản trả phí của Google Workplace (còn gọi là G Suite)
Khi chuyển đổi email cũ từ Google Workplace (G Suite) sang hệ thống mới, có một giới hạn chuyển đổi là 2 GB / 1 ngày cho mỗi user, chuyển đổi quá 2 GB là hệ thống tự ngừng. Vì thế nếu chuyển đổi thì thông thường với các mailbox dung lượng lớn vì có nhiều email (ví dụ 10 GB), sẽ mất cả tuần để làm cho 1 mailbox, và tiềm ẩn rủi ro bị lỗi giữa chừng. Thông tin tham khảo về giới hạn 2 GB này có tại đây: https://redmondmag.com/articles/2019/04/17/google-g-suite-migration-to-exchange.aspx, ảnh chụp màn hình đoạn nói về vấn đề này như dưới đây:
Cty Vạn Xuân có nhiều kinh nghiệm trong dịch vụ chuyển đổi, đã vượt qua được rào cản này và có thể chuyển đổi email cũ nhanh chóng hơn nhiều. Vì đây là chuyển đổi liên tục, nên có thể chỉ mất khoảng 2 ngày cho 10 GB. Lưu ý rằng đây là thao tác COPY nên dữ liệu email cũ của users trên Google Workplace (G Suite) vẫn còn nguyên và an toàn. Không nên chuyển đổi toàn bộ mailbox cùng một lúc. Nên chia làm nhiều đợt để dễ làm và dễ kiểm tra email đã copy sang hệ thống mới đầy đủ hay chưa.
Các bước tiến hành (ví dụ cho 50 users)
- Khảo sát hệ thống: kiểm tra dung lượng email của từng mailbox trên hệ thống cũ; kiểm tra version của Microsoft Office đang sử dụng (Office 2010, 2013 hay 2016, hay 2019), đề xuất giải pháp sửa các lỗi có thể gặp phải khi kết nối với Microsoft 365. Thông thường thì cần cài bộ Service Pack 2 (miễn phí) cho Microsoft Office 2010.
Để tiết kiệm thời gian, nên sử dụng dịch vụ thống kê máy tính miễn phí và chi tiết, mô tả tại đây: https://vxtgroup.com/thongke - Mua phần mềm Microsoft 365 Business Basic cho tất cả 50 users sử dụng lâu dài (trong 1 năm).
- Cty Vạn Xuân thực hiện tạo user và mailbox, sau đó thực hiện chuyển đổi dữ liệu email cũ cho 50 users .
- Từ lúc việc chuyển đổi dữ liệu email cũ cho user đầu tiên hoàn tất cho tới user cuối cùng sẽ mất một khoảng thời gian. Trong khoảng thời gian đó, user đầu tiên lại nhận được một số email mới. Vì vậy cty Vạn Xuân sẽ đảm bảo, với các user chuyển đổi trong các đợt đầu, các email mới nhận được trong khoảng thời gian đó sẽ được chuyển hết sang hệ thống Microsoft 365 mới.
- Cty Vạn Xuân thực hiện cấu hình lại tên miền email (ví dụ contoso.vn) để các email gửi từ bên ngoài vào tên miền email này sẽ chuyển tới hệ thống Microsoft 365 mới. Sau đó thì hệ thống email cũ, ví dụ trên Google Workplace (G Suite) (cũng với tên miền contoso.vn này), vẫn hoạt động để users có thể truy nhập khi cần, nhưng sẽ không nhận được email mới từ bên ngoài nữa.
- Hết chu kỳ 1 năm, chuyển tiền tiếp để gia hạn dịch vụ.