by Microsoft Office 365 (viết tắt là O365) là một tên gọi có thể gây bối rối, khó hiểu và dễ gây nhầm lẫn. Thậm chí còn bị gọi nhầm là “356 office”! Ngoài ra còn có Microsoft 365 nữa, thật mệt!
Về nguyên tắc, O365 là dịch vụ thuê bao theo tháng, còn trả tiền thì còn sử dụng được, ngừng trả tiền thì dịch vụ cũng ngừng hoạt động.
O365 về cơ bản gồm 2 thành phần chính hay sử dụng:
1. Ứng dụng Office 365 chạy trên các máy PC và laptop, phiên bản 2016/2019…
Về cơ bản ứng dụng này giống như ứng dụng Office 2016 thông thường đang được sử dụng phổ biến, tuy nhiên những khác biệt quan trọng là như dưới đây:
Ứng dụng Office 2016/2019… thông thường khi mua cần trả tiền một lần, sở hữu vĩnh viễn, sau khi cài đặt thì phải nhập key để kích hoạt (activate) qua Internet với Microsoft thì mới sử dụng được.
Ứng dụng Office 365 thì kích hoạt với Microsoft thông qua nhập username/password (có được từ quá trình khởi tạo Office 365 một lần trước đó của cán bộ quản trị) và không sử dụng được vĩnh viễn. Khi ngừng trả tiền hàng tháng là ứng dụng này ngừng hoạt động. Dưới đây là một màn hình minh họa về ứng dụng này, trong đó chữ Subscription biểu thị rằng đây là ứng dung hoạt động theo chế độ thuê bao, phải trả tiền hàng tháng thì ứng dụng mới hoạt động được.
Với mỗi license của ứng dụng Office 365 (dành cho 1 người sử dụng), có thể cài đặt và sử dụng ứng dụng này trên 5 máy PC hoặc laptop khác nhau (thuộc sở hữu của cùng 1 người sử dụng). Nếu 5 máy này thuộc 5 người sử dụng khác nhau thì về mặt pháp lý Microsoft yêu cầu phải mua 5 licenses riêng biệt.
Ứng dụng Office 365 cũng chia làm 2 loại hay sử dụng: Office 365 Business (tương tự ứng dụng Office 2016/2019 Standard thông thường, nhưng có thêm Access và Skype for Business) và Office 365 ProPlus (tương tự như ứng dụng Office 2016/2019 Professional Plus).
Ngoài ra còn đi kèm dịch vụ lưu trữ trên mạng là có tên là OneDrive for Business: mỗi người sử dụng được một không gian lưu trữ có dung lượng 1 TB trên Internet.
Hiện tại Microsoft đã đổi tên Office 365 thành Microsoft 365 với nhiều loại khác nhau.
Loại phổ thông nhất là Office 365 Business thì nay có tên là Microsoft 365 App for business. Khi mua bộ này, chúng ta có 1 bản phần mềm Office xịn với Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và Access, kèm không gian lưu trữ OneDrive 1 TB. Mỗi user được quyền cài lên 5 máy thuộc sở hữa của mình.
2. Gói các dịch vụ server được triển khai trên Microsoft cloud
Sử dụng nhiều là các dịch vụ Email, Audio/Video chat, đặt lịch và họp online qua mạng bằng tính năng Microsoft Teams (thay thế dịch vụ điện thoại truyền thống đắt tiền và phức tạp khi tổ chức họp theo nhóm). Microsoft Teams tương tự như Zoom nhưng thiết kế phù hợp với môi trường doanh nghiệp hơn).
Gói dịch vụ server này cũng có nhiều loại khác nhau, loại phổ thông nhất hiện tại gọi là Microsoft 365 Business Basic, với giá tham khảo tại thị trường Mỹ là 60 USD / 1 user / 1 năm. Ở Việt nam hiện đang khuyến mãi 50% (cho tới 31/03/2021). Gói này cũng có dịch vụ lưu trữ trên mạng là có tên là OneDrive for Business: mỗi người sử dụng được một không gian lưu trữ có dung lượng 1 TB trên Internet.
Một dịch vụ cực kỳ hữu ích có sẵn trong gói này là Microsoft SharePoint. Với SharePoint, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống chia sẻ file dùng chung (tương tự như file server truyền thống mà nhiều doanh nghiệp đang sử dụng). Người dùng có thể truy nhập, sửa nội dung, upload, xóa… file của họ từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ máy tính nào, chỉ cần sử dụng web browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari…). Dịch vụ này rất thuận tiện và hữu ích khi phải làm việc từ xa vì lý do phòng chống dịch bệnh Covid.
SharePoint có tính năng quản lý các danh sách (tương tự như các bảng tính Excel), qua đó doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) đơn giản, cho phép phân quyền truy nhập tới từng user, cũng như tạo báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo. Truy nhập từ bất kỳ đâu qua trình duyệt web, rất thuận tiện.
Microsoft 365 là gì?
Đây là một hệ thống tên gọi mới của các sản phẩm Office 365. Các loại phổ biến và đang có khuyến mãi là:
Microsoft 365 Business Basic: đây là tên gọi mới của Office 365 Business Essentials và là gói dịch vụ email, online meeting (với Microsoft Teams) và chia sẻ file qua Internet (SharePoint), cùng với OneDrive với 1 TB không gian lưu trữ file cho từng user. Giá khuyến mãi tham khảo tới 31/03/2020 là 30 USD / 1 user / 1 năm.
Microsoft 365 Apps for business: đây là tên gọi mới của Office 365 Business. Đây là 1 bản phần mềm Office xịn với Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và Access, kèm không gian lưu trữ OneDrive 1 TB.
Khi gộp hai loại trên để mua chung và quản lý chung thì chúng ta có một loại mới gọi là Microsoft 365 Business Standard. Giá khuyến mãi tham khảo tới 31/03/2020 là 120 USD / 1 user / 1 năm.
Thông tin thêm để so sánh về tính năng và giá khuyến mãi tham khảo có ở đây.
