by Kể từ tháng 5/2022, Google đã tăng cường tính năng bảo mật cho Gmail, theo đó các phần mềm nghiệp vụ, ví dụ phần mềm hóa đơn điện tử, không thể login vào Gmail bằng email address và password thông thường.
Để có thể tiếp tục sử dụng Gmail để gửi hóa đơn điện tử, cần cấu hình Gmail theo 2 bước sau đây: (1) kích hoạt tính năng xác thực 2 bước (2-step verification) và (2) tạo application password cho Gmail.
Để kích hoạt 2-step verification, bấm vào biểu tượng Gmail account (góc trên bên phải, rồi chọn “Manage your Google Account”)
Bấm “Security” ở bên trái, rồi bấm “2-step verification” ở bên dưới
Bấm nút “GET STARTED” để bắt đầu
Nhập số điện thoại di động của bạn và bấm NEXT. Số điện thoại này sẽ dùng để nhận SMS OTP.
Nhập SMS OTP nhận được trên điện thoại, rồi bấm NEXT
Tính năng 2-step verification đã được kích hoạt. Tiếp theo bấm chọn “App passwords” ở bên dưới.
Bấm chuột vào khu vực có chữ “Select app” ở bên dưới, rồi chọn Other.
Tiếp theo gõ vào một tên đại diện cho phần mềm nghiệp vụ cần gửi email, ví dụ đặt là “ABC Invoice” (ngụ ý application password sắp tạo sẽ được dùng cho phần mềm hóa đơn điện tử có tên “ABC Invoice”) rồi bấm nút GENERATE.
Một app password sẽ được tạo ra, chọn và copy cái app password này, rồi bấm nút DONE.
App password cho phần mềm hóa đơn điện tử “ABC Invoice” đã được tạo ra như ảnh dưới.
Lưu ý rằng, không thể xem lại được các app password đã tạo, mà chỉ có thể xóa và tạo lại. Vì vậy nên lưu app password vừa copy ở trên vào 1 file nào đó để tiện sử dụng về sau này.
Tiếp theo cấu hình gửi email trong phần mềm hóa đơn điện tử, sử dụng địa chỉ email (ví dụ invoice.abc@gmail.com) và app password vừa tạo.
Nếu phần mềm hóa đơn vẫn không gửi được hóa đơn qua đường email, bạn có thể sử dụng công cụ “VX Email Application Password Test” download tại đây để kiểm tra và tìm hiểu nguyên nhân.
Download và chạy phần mềm, nhập địa chỉ Gmail dùng để gửi (ví dụ invoice.abc@gmail.com), nhập app password vừa tạo ở trên, nhập địa chỉ email của người nhận, rồi bấm nút “Email Application Password Test”.
Nếu người nhận mà nhận được một test email từ địa chỉ invoice.abc@gmail.com, thì Application Password của Gmail này đã hoạt động tốt khi sử dụng với phần mềm này. Về nguyên tắc, nó cũng sẽ làm việc tốt với phần mềm hóa đơn. Do vậy bạn cần kiểm tra lại kỹ cấu hình gửi email trong phần mềm hóa đơn theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
